Rechtssichere Dokumentation im Bereich der Elektrotechnik

Rechtssichere Dokumentation ist der Schlüssel zur Gewährleistung von Arbeitssicherheit in der Elektrotechnik. Tauchen Sie mit uns ein und erfahren Sie, warum die präzise Erstellung und Pflege dieser Dokumentation nicht nur gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch ein unverzichtbares Element für ein sicheres Arbeitsumfeld darstellt. In diesem Artikel enthüllen wir Ihnen, wie Sie durch eine gezielte und umfassende Dokumentation den Anforderungen gerecht werden und Ihre Elektrotechnik-Arbeitsbereiche optimal absichern können.

Vom Akkuschrauber bis zur Zentralstaubsauganlage: Für jedes gewerblich genutzte elektrische Gerät und jede elektrische Anlage gilt die Pflicht zur regelmäßigen Prüfung. Genauso wichtig und ebenso gefordert wie das korrekte Prüfen ist das Dokumentieren der Prüfergebnisse. Kaum geregelt ist jedoch, wie ein solches Prüfprotokoll im Detail auszusehen hat.

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung einer rechtssicheren Dokumentation für den elektrotechnischen Betriebsteil Ihres Unternehmens — beginnend mit der Ist-Analyse Ihrer vorhandenen Dokumentation bis zur normenkonformen und übersichtlichen Dokumentation Ihrer Unterlagen.

Rechtsgrundlagen für die Elektrosicherheit in Unternehmen

Dem Staat obliegt es, die Einhaltung des Arbeitsschutzes in den Unternehmen zu garantieren. Dieser Verpflichtung kommt er durch die Inkraftsetzung unterschiedlicher Gesetze und Verordnungen nach. Die grundlegenden Gesetzestexte, die die Vermeidung von jedweder Gefahr am Arbeitsplatz beinhalten, sind das Arbeitsschutzgesetz (§ 12) sowie die Deutsche gesetzliche Unfallversicherung Vorschrift 1 (DGUV V1, § 4). In beiden findet sich die Verpflichtung der Arbeitgeber zu entsprechenden Maßnahmen in Form von mindestens jährlichen Unterweisungen.

Eine Rechtsgrundlage für die Elektrosicherheit und rechtssichere Dokumentation findet sich in der DGUV V 3 (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung Vorschrift 3), in der die regelmäßige Überprüfung elektrischer Geräte (Elektroüberprüfung) in Unternehmen als Verpflichtung des Arbeitgebers festgelegt wird. Eine solche (Elektro-)Überprüfung hat gemäß DGUV V3 alle vier Jahre stattzufinden.

Diese besagt: “Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel nur von einer Elektrofachkraft oder unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft den elektrotechnischen Regeln entsprechend errichtet, geändert und instandgehalten werden. Der Unternehmer hat ferner dafür zu sorgen, dass die elektrischen Anlagen und Betriebsmittel den elektrotechnischen Regeln entsprechend betrieben werden.”

Eine weitere Grundlage bietet die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Eine rechtssichere Dokumentation wird so erstellt, dass sich Tatbestände für Straftaten und Ordnungswidrigkeiten aus der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) vermeiden lassen. Sie verfügt im Weiteren über eine solide Grundlage aus Risikobeurteilungen und stichhaltigen Gefahrenanalysen. Die rechtssichere Dokumentation gliedert sich in einer übersichtlichen und regelwerkskonformen Struktur.

Benötigen Sie Unterstützung? Kreuels Consulting ist Ihr starker Partner für eine rechtssichere Dokumentation für den elektrotechnischen Betriebsteil Ihres Unternehmens.

Warum nun eine rechtssichere Dokumentation?

Handeln Sie immer nach der Devise: Wer schreibt, der bleibt! Das heißt, dokumentieren Sie im besten Fall fast jeden Vorgang. Nachfolgend lesen Sie einige Beispiele, wie Sie eine rechtssichere Elektro-Dokumentation aufbauen können:

• Geführte Unterweisungen halten Sie am besten immer schriftlich über Teilnehmerlisten fest. Folgende Fragestellungen sind diesbezüglich relevant: Wann wurde unterwiesen? Wer wurde unterwiesen? Was wurde unterwiesen? Hat der Unterwiesene das Thema verstanden?
• Sind die im Rahmen der rechtssicheren Dokumentation geforderten regelmäßigen Prüfungen von elektrischen Betriebsmitteln und Anlagen im Büro, in Werkstätten, auf Servicefahrzeugen, in Produktionsstätten anhand von Mess- und Prüfprotokollen sicher dokumentiert und abgelegt?
• Sind die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter und/oder von externem Personal, welches in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommt, schriftlich festgehalten?
• Wurden Mitarbeiter für bestimmte Tätigkeiten (oder in einer bestimmten Rolle) durch eine Bestellurkunde schriftlich bestellt? Dazu zählen etwa der elektrotechnische Laie, der durch eine Zusatzqualifikation zur EUP (elektrotechnisch unterwiesene Person) weitergebildet wurde oder die Elektrofachkraft, für die anfallenden elektrotechnischen Tätigkeiten.
• Liegen tätigkeitsbezogene und allgemeine Gefährdungsbeurteilungen vor und werden diese gepflegt?
• Ist Ihre Unternehmensstruktur in Form eines Organigramms abgelegt und kennt jeder Mitarbeiter seine Aufgaben?

Kostenloser Download: 

Rechtssicherer Unterweisungsnachweis 

Mit unserem Unterweisungsnachweis erfüllen Sie Ihre Dokumentationspflicht. Das Dokument eignet sich ideal für Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie für Sicherheitsbeauftragte.

Die im Download enthaltenen Vorlagen und Dokumente können vollständig bearbeitet werden, um sie an Ihre Anforderungen anzupassen.

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Die große Blickrichtung: vollständige Rechtssicherheit

Wer behauptet, muss beweisen! Auf nichts anderes läuft das rechtssichere Dokumentieren hinaus. Unsere Rechtsordnung besagt: Wer eine Behauptung aufstellt, muss diese auch beweisen. Wer Beweis fällig bleibt, wird in der Regel den Prozess verlieren

Alle aufgezeichneten Daten und Informationen können vielleicht irgendwann einmal in einem Straf- oder Zivilprozess vor Gericht als Urkundenbeweis dienlich sein. Denn in beiden Prozessordnungen kann als Urkundenbeweis alles dienen, was schriftlich festgehalten wurde.

Ob Betreiber oder Unternehmer, Vorgesetzter oder einfacher Mitarbeiter — jede Person, die Personal- und/oder unternehmerische Verantwortung im elektrotechnischen Bereich oder Betriebsteil übernimmt, sollte immer eine rechtssichere Dokumentation betreiben. Dies schließt auch Elektrofachkräfte und elektrotechnisch unterwiesene Personen mit ein. Die verantwortliche Elektrofachkraft (VEFK) ist hier beispielhaft zu erwähnen. In der Norm DIN VDE 1000-10 werden die Anforderungen an die im Bereich der Elektrotechnik tätigen Personen beschrieben. Die verantwortliche Elektrofachkraft übernimmt die Leitung und Verantwortung für den Anlagenteil bzw. Betriebsteil, der ihr übertragen wird.

Wie gewährleiste ich die Verfügbarkeit meiner Dokumentation?

Ihnen als Unternehmer bleibt es überlassen, auf welche Art und Weise die verantwortliche Elektrofachkraft bzw. andere Mitarbeiter die Dokumentationen pflegen. Eine einheitliche Regelung dafür gibt es nicht. Gegenüber der analogen Papierwelt bieten Ihnen bei der rechtssicheren Dokumentation Software wie Excel, Word und Co. oder datenbankgestützte Systeme zahlreiche Vorteile.
Trotz aller Vorteile muss aber darauf hingewiesen werden, dass die Daten zu jeder Zeit eine hohe Verfügbarkeit haben sollten. Backups sollten regelmäßig durchgeführt und immer auf dem aktuellen Stand der Dinge sein. Ggf. sollten diese Daten darüber hinaus auch auf cloudbasierten Servern hinterlegt werden, um die Verfügbarkeit zusätzlich erhöhen. Hier sollte immer auch auf die Richtlinien der DSGVO geachtet werden.

Eine lückenlose, richtige und rechtssichere Dokumentation ist mit einem nicht zu unterschätzenden Mehraufwand verbunden. Dennoch lohnt es sich immer, einen vollständigen Nachweis führen zu können — etwa bei einem Gerichtsverfahren nach einem Unfall. In diesem Fall ist eine professionelle Arbeitsweise auch Ihr juristischer Vorteil.
Wird in Ihrem Unternehmen eine fachgemäße und sichere Arbeitsweise gelebt, trägt dies außerdem in hohem Maße zu einer verbesserten Arbeitssicherheit bei.

Kreuels Consulting unterstützt Sie bei der rechtssicheren Dokumentation für den elektrotechnischen Betriebsteil Ihres Unternehmens.