Rechtssichere Dokumentation in der Elektrotechnik

Hey ihr Elektro-Profis! Wissen Sie eigentlich genau, welche Dokumente Sie in Ihrem Betrieb für die Elektrotechnik vorhalten müssen? Und wie sind diese rechtssicher zu erstellen? Keine Sorge, in diesem Beitrag bringen wir Licht ins Dunkel! 

Rechtssichere Dokumentation ist in der Elektrotechnik nicht nur lästige Pflicht, sondern euer Schlüssel zu einem sicheren Arbeitsumfeld und kann euch im Ernstfall vor hohen Bußgeldern schützen.

In diesem Artikel erfahrt ihr alles Wichtige zur rechtssicheren Dokumentation in der Elektrotechnik. Wir zeigen euch, welche Gesetze und Normen ihr beachten müsst, welche Dokumente unerlässlich sind und wie eure Dokumentation optimal organisiert ist.

Warum ist die rechtssichere Dokumentation so wichtig?

Stellt euch vor, es passiert ein Unfall in eurem Betrieb. Ein Mitarbeiter erleidet einen Stromschlag an einer Maschine. Die Berufsgenossenschaft untersucht den Unfallhergang und fordert von euch Nachweise über die durchgeführten Prüfungen und Sicherheitsmaßnahmen. War Nonne? 😨

Ohne eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation steht ihr im Ernstfall ganz schön dumm da. Im schlimmsten Fall drohen euch hohe Bußgelder oder sogar strafrechtliche Verfolgung.

Aber rechtssichere Dokumentation dient nicht nur dazu, im Schadensfall abgesichert zu sein. Sie trägt auch aktiv zur Vermeidung von Unfällen bei, indem Sie...

• ... die systematische Erfassung und Bewertung von Gefahren ermöglicht.
• ... die Planung und Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen unterstützt.
• ... die Schulung und Unterweisung der Mitarbeiter dokumentiert.
• ... die Nachvollziehbarkeit von Prüfungen und Wartungsarbeiten gewährleistet.

Rechtssichere Dokumentation ist der Schlüssel zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit in der Elektrotechnik. Tauchen Sie mit uns ein und erfahren Sie, warum die präzise Erstellung und Pflege dieser Dokumentation nicht nur gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch ein unverzichtbares Element für ein sicheres Arbeitsumfeld darstellt. In diesem Artikel enthüllen wir Ihnen, wie Sie durch eine gezielte und umfassende Dokumentation den Anforderungen gerecht werden und Ihre Elektrotechnik-Arbeitsbereiche optimal absichern können.

Rechtsgrundlagen für die Elektrosicherheit in Unternehmen

Dem Staat obliegt es, die Einhaltung des Arbeitsschutzes in dem Unternehmen zu gewährleisten. Diese Verpflichtung kommt er durch die Kraftsetzung unterschiedlicher Gesetze und Verordnungen nach. Die grundlegenden Gesetzestexte, die die Vermeidung jeder Gefahr am Arbeitsplatz beinhalten, sind das Arbeitsschutzgesetz (§ 12) sowie die Deutsche gesetzliche Unfallversicherung Vorschrift 1 (DGUV V1, § 4). In beiden findet sich die Verpflichtung des Arbeitgebers zu entsprechenden Maßnahmen in Form von mindestens anfänglichen Unterweisungen.

Welche Gesetze und Normen sind zu beachten?

Die rechtlichen Grundlagen für die rechtssichere Dokumentation in der Elektrotechnik sind vielfältig. Die wichtigsten Gesetze und Normen sind:

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Das ArbSchG regelt die allgemeinen Pflichten des Arbeitgebers zum Schutz der Beschäftigten.
• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Die BetrSichV konkretisiert die Anforderungen an den sicheren Betrieb von Arbeitsmitteln, einschließlich elektrischer Anlagen und Geräte.
• DGUV Vorschrift 3: Die DGUV V3 schreibt die Prüfung von elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln vor. 
• DIN VDE Normen: Die DIN VDE Normen enthalten detaillierte technische Regeln für die Errichtung, den Betrieb und die Prüfung von elektrischen Anlagen.

Welche Dokumente sind unerlässlich?

Um die rechtssichere Dokumentation in der Elektrotechnik zu gewährleisten, müssen verschiedene Dokumente erstellt und gepflegt werden. Die wichtigsten sind:

• Gefährdungsbeurteilung: In der Gefährdungsbeurteilung werden die möglichen Gefahren am Arbeitsplatz erfasst und bewertet. Mehr zum Thema Gefährdungsbeurteilung erfahrt ihr in unserem Blogbeitrag „ Prüfprotokolle für elektrische Anlagen “.
• Betriebsanweisungen: Betriebsanweisungen enthalten Anweisungen für den sicheren Umgang mit elektrischen Anlagen und Geräten.
• Prüfprotokolle: Prüfprotokolle dokumentieren die Ergebnisse der durchgeführten Prüfungen. Mehr zum Thema Prüfprotokolle finden Sie in unserem Beitrag " Prüfprotokolle für elektrische Anlagen ".
• Schulungsunterlagen: Schulungsunterlagen dokumentieren die Teilnahme der Mitarbeiter an Schulungen und Unterweisungen zum Thema Elektrosicherheit.

No-Gos bei der rechtssicheren Dokumentation

• Dokumentation vernachlässigen: „Ach, das mache ich später!“ – denkt dran, dass lückenhafte Dokumentation im Ernstfall schwere Folgen haben kann.
• Prüfungen nicht dokumentieren: Jedes geprüfte Gerät und jede geprüfte Anlage muss mit einem ordnungsgemäßen Prüfprotokoll versehen sein.
• Fristen überschreiten: Die Prüffristen für elektrische Anlagen und Geräte müssen unbedingt eingehalten werden.
• Mängel vermeiden: Festgestellte Mängel müssen im Prüfprotokoll dokumentiert und behoben werden.
• Unbefugte prüfen lassen: Die Prüfung elektrischer Anlagen und Geräte darf nur von einer „befähigten Person“ durchgeführt werden.
• Schulungen nicht dokumentieren: Halten Sie die Teilnahme der Mitarbeiter an Schulungen und Unterweisungen schriftlich fest.
• Dokumente nicht aufbewahren: Prüfprotokolle und andere wichtige Dokumente müssen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden.
• Unleserliche Dokumentation: Achtet auf eine saubere und leserliche Schrift, wenn ihr Dokumente händisch ausfüllt.

Warum nun eine rechtssichere Dokumentation?

Handeln Sie immer nach der Devise: Wer schreibt, der bleibt! Das heißt, Sie dokumentieren im besten Fall fast jeden Vorgang. Nachfolgend lesen Sie einige Beispiele, wie Sie eine rechtssichere Elektro-Dokumentation aufbauen können:

• Geführte Anweisungen halten Sie am besten immer schriftlich über Teilnehmerlisten fest. Folgende Fragestellungen sind diesbezüglich relevant: Wann wurde unterwiesen? Wer wurde unterwiesen? Was wurde unterwiesen? Hat der Unterwiesene das Thema verstanden?
• Sind die im Rahmen der rechtssicheren Dokumentation geforderten regelmäßigen Prüfungen von elektrischen Betriebsmitteln und Anlagen im Büro, in Werkstätten, auf Servicefahrzeugen, in Produktionsstätten anhand von Mess- und Prüfprotokollen sicher dokumentiert und abgelegt?
• Sind die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter und/oder von externem Personal, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen, schriftlich festgehalten?
• Wurden Mitarbeiter für bestimmte Tätigkeiten (oder in einer bestimmten Rolle) durch eine Bestellurkunde schriftlich bestellt? Dazu etwa der elektrotechnische Laie, der durch eine Zusatzqualifikation zur EUP (elektrotechnisch unterwiesene Person) weitergebildet wurde oder die Elektrofachkraft, für die anfallenden elektrotechnischen Tätigkeiten.
• Liegen tätigkeitsbezogene und allgemeine Gefährdungsbeurteilungen vor und werden diese gepflegt?
• Ist Ihre Unternehmensstruktur in Form eines Organigramms abgelegt und kennt jeder Mitarbeiter seine Aufgaben?

Wie gewährleiste ich die Verfügbarkeit meiner Dokumentation?

Ihnen als Unternehmer bleibt es überlassen, auf welche Art und Weise die verantwortliche Elektrofachkraft bzw. andere Mitarbeiter die Dokumentationen pflegen. Eine einheitliche Regelung dafür gibt es nicht. Gegenüber der analogen Papierwelt bieten Ihnen rechtssichere Dokumentationssoftware wie Excel, Word und Co. oder datenbankgestützte Systeme zahlreiche Vorteile.

Trotz aller Vorteile muss jedoch darauf hingewiesen werden, dass die Daten zu jeder Zeit eine hohe Verfügbarkeit haben sollten. Backups sollten regelmäßig durchgeführt und immer auf dem aktuellen Stand der Dinge sein. Ggf. Diese Daten sollten darüber hinaus auch auf cloudbasierten Servern hinterlegt werden, um die Verfügbarkeit zusätzlich zu erhöhen. Hier sollten immer auch die Richtlinien der DSGVO beachtet werden.

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Die große Blickrichtung: vollständige Rechtssicherheit

Wer behauptet, muss beweisen! Auf nichts anderes läuft das rechtssichere Dokumentieren hinaus. Unsere Rechtsordnung besagt: Wer eine Behauptung aufstellt, muss diese auch beweisen. Wer beweisfällig bleibt, wird in der Regel den Prozess verlieren.

Alle aufgezeichneten Daten und Informationen können möglicherweise einmal in einem Straf- oder Zivilprozess vor Gericht als Urkundenbeweis dienlich sein. Denn in beiden Prozessordnungen kann als Urkundenbeweis alles dienen, was schriftlich festgehalten wurde.

Ob Betreiber oder Unternehmer, Vorgesetzter oder einfacher Mitarbeiter – jede Person, die Personal- und/oder unternehmerische Verantwortung im elektrotechnischen Bereich oder Betriebsteil übernimmt, sollte immer eine rechtssichere Dokumentation führen. Dies schließt auch Elektrofachkräfte und elektrotechnisch unterwiesene Personen mit ein. Die verantwortliche Elektrofachkraft (VEFK) ist hier beispielhaft zu erwähnen. In der Norm DIN VDE 1000-10 werden die Anforderungen an die im Bereich der Elektrotechnik tätigen Personen beschrieben. Die verantwortliche Elektrofachkraft übernimmt die Leitung und Verantwortung für den Anlagenteil bzw. Betriebsteil, der ihr übertragen wird.

Rechtssichere Dokumentation- So mache ich es richtig

• Dokumentation priorisiert: Plant ausreichend Zeit für die Dokumentation ein und betrachtet sie als wichtigen Teil eurer Arbeit.
• Vorlagen verwenden: Nutzen Sie vordefinierte Vorlagen für Prüfprotokolle , Gefährdungsbeurteilungen und andere Dokumente.
• Software nutzen: Setzt eine Software zur Dokumentenverwaltung ein, um die Dokumente digital zu erfassen und zu verwalten.
• Mitarbeiterschulen: Schult eure Mitarbeiter regelmäßig zum Thema rechtssichere Dokumentation .
• Checklisten verwenden: Checklisten helfen euch dabei, alle wichtigen Punkte zu berücksichtigen und nichts zu vergessen.
• Fotos und Skizzen hinzufügen: Fotos und Skizzen können die Dokumentation veranschaulichen und das Verständnis erleichtern.
• Ordnerstruktur erstellen: Legt eine klare Ordnerstruktur an, um die Dokumente übersichtlich zu organisieren.
• Regelmäßige Backups erstellen: Sichert eure Dokumente regelmäßig, um Datenverlust zu vermeiden.

Wie organisiere ich meine Dokumentation optimal?

Eine gute Organisation der Dokumentation ist essentiell, um den Überblick zu behalten und die Dokumente schnell auffinden zu können. Hier ein paar Tipps:

• Ordnerstruktur: Legt eine klare Ordnerstruktur an, zB nach Anlagenarten, Gerätetypen oder Prüfarten.
• Digitale Dokumentation: Nutzen Sie eine Software zur Dokumentenverwaltung, um die Dokumente digital zu erfassen und zu verwalten.
• Versionierung: Kennzeichnet verschiedene Versionen von Dokumenten eindeutig, zB mit Datum und Versionsnummer.
• Zugriffsrechte: Stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Dokumente haben.

MERKE:

Rechtssichere Dokumentation – ein Muss für jeden Betrieb!

Rechtssichere Dokumentation in der Elektrotechnik ist kein unnötiger Papierkram, sondern ein wichtiger Bestandteil der Arbeitssicherheit. Sie schützt eure Mitarbeiter, euer Unternehmen und euch selbst. Nehmt euch die Zeit für eine sorgfältige Dokumentation – es lohnt sich!

Benötigen Sie Unterstützung? Kreuels Consulting ist Ihr starker Partner für eine rechtssichere Dokumentation für den elektrotechnischen Betriebsteil Ihres Unternehmens.

Habt ihr noch Fragen zum Thema Geräteprüfung nach rechtssicherer Dokumentation. Schreibt sie gerne in die Kommentare!